Một mã hàng còn 120 chiếc trong kho nhưng thuộc đợt nhập nào, nằm ở đâu và lô nào đang được phép xuất? Nếu báo cáo chỉ có tổng tồn theo sản phẩm, chủ hàng có thể chưa đủ thông tin để quyết định lấy hàng.
Quản lý tồn kho theo lô giúp giữ lại mối liên hệ giữa hàng đang lưu, lần tiếp nhận và các lượt xuất. Với doanh nghiệp gửi hàng vào kho thuê nhiều đợt, việc này nên được thống nhất từ khâu nhập, không đợi đến khi cần tìm một lô cụ thể mới đối chiếu lại.
## Phân biệt mã hàng, lô sản phẩm và đợt nhập kho
Ba thông tin này phục vụ những việc khác nhau:
– **Mã hàng hoặc SKU:** nhận diện sản phẩm, biến thể đang quản lý, chẳng hạn một mẫu hàng với màu và kích thước cụ thể.
– **Mã lô sản phẩm:** thông tin lô do nhà sản xuất hoặc bên cung cấp thể hiện trên hàng, bao bì hay tài liệu liên quan, khi có.
– **Mã đợt nhập nội bộ:** mã chủ hàng và kho thống nhất để theo dõi một lần tiếp nhận hoặc một nhóm hàng trong lần tiếp nhận đó.
Một lô sản phẩm có thể về kho qua nhiều chuyến. Ngược lại, một chuyến xe có thể mang nhiều lô của cùng SKU. Vì vậy, không mặc định ngày nhập kho chính là ngày sản xuất, hoặc mọi hàng nhận cùng ngày đều thuộc một lô.
Nếu sản phẩm không thay đổi, không nhất thiết tạo SKU mới chỉ vì nhập thêm một đợt. Nên giữ mã hàng ổn định và bổ sung thông tin lô hoặc đợt nhập ở trường riêng. Khi cần chuẩn hóa danh mục sản phẩm trước, có thể tham khảo [cách xây dựng mã SKU để quản lý tồn kho](https://khovanlienminh.com/2026/08/16/tao-ma-sku-quan-ly-ton-kho/).
Mã đợt nhập nội bộ không thay thế mã lô gốc. Nếu chưa xác minh được mã lô trên hàng, hãy ghi rõ phần thông tin đang thiếu; không tự suy ra từ ngày nhận hoặc mã vận đơn.
## Ghi nhận gì để theo dõi được từng lô?
Trước khi hàng đến, chủ hàng và kho nên thống nhất danh sách có các thông tin sau:
– Mã hàng, tên hoặc biến thể và đơn vị tính.
– Mã lô gốc nếu có, kèm mã đợt nhập và phiếu nhận liên quan.
– Ngày nhận, số lượng thực nhận theo từng lô; phân biệt đếm kiện với đếm sản phẩm bên trong.
– Vị trí lưu và cách nhận diện trên kiện, pallet hoặc khu vực chứa.
– Tình trạng hàng: sẵn sàng xuất, đang chờ đối chiếu hoặc cần xử lý riêng.
– Thông tin ngày sản xuất, hạn sử dụng và yêu cầu riêng nếu loại hàng có sử dụng những dữ liệu này.
Các trường về lô, ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng phải lấy từ thông tin đã đối chiếu. Nếu một phiếu nhận gồm nhiều lô, nên tách dòng theo từng lô thay vì chỉ ghi một dòng tổng.
Đây là gợi ý tổ chức dữ liệu, không phải khẳng định mọi kho đều dùng cùng một biểu mẫu hoặc phần mềm. Phạm vi kiểm đếm và mức chi tiết của báo cáo cần được xác nhận trước khi giao hàng.
## Giữ nhận diện lô khi cất hàng và mở kiện
Danh sách theo dõi chỉ hữu ích khi tìm được đúng nhóm hàng ngoài thực tế. Có thể bố trí các lô ở vị trí riêng hoặc dùng cách phân tách, gắn nhãn rõ ràng phù hợp với điều kiện kho.
Nếu cùng một vị trí chứa nhiều lô, phải nhận diện được từng nhóm và số lượng tương ứng. Tránh đổ hàng từ hai đợt vào cùng một thùng mà không còn cách phân biệt nguồn gốc.
Khi mở thùng để lấy lẻ, chuyển hàng sang vị trí khác hoặc đóng lại bao bì, cần giữ liên kết giữa mã hàng, lô và lượng còn lại. Nhãn quản lý bổ sung không nên che thông tin sản phẩm và hướng dẫn bảo quản cần giữ.
Một trường hợp dễ bỏ sót là thùng đã lấy dở: nhãn vẫn ghi quy cách ban đầu nhưng lượng bên trong đã giảm. Khi đó, số lượng còn lại phải được cập nhật ở nơi theo dõi đã thống nhất, không tiếp tục tính thùng mở như thùng nguyên.
## Chốt lô cần lấy trước khi xuất kho
Yêu cầu “xuất 60 chiếc mã A” có thể chưa đủ nếu mã A đang nằm ở nhiều lô với tình trạng khác nhau. Chủ hàng và kho nên thống nhất:
1. Lô được phép lấy hoặc nguyên tắc ưu tiên lựa chọn lô.
2. Số lượng cần lấy từ từng lô khi phải dùng hơn một lô.
3. Những lô đang chờ kiểm tra hoặc tạm chưa được xuất.
4. Người xác nhận phương án thay thế nếu lô được chỉ định không đủ hàng.
Nếu áp dụng nhập trước – xuất trước, cần nói rõ đang ưu tiên theo mốc nhận hàng nào. Với hàng có hạn sử dụng, thứ tự ngày nhập không tự động phản ánh thứ tự hạn dùng; cần thống nhất riêng nguyên tắc lựa chọn phù hợp.
Không tự đổi sang lô khác chỉ vì cùng SKU. Sau khi lấy và bàn giao, phiếu xuất cần phản ánh lô thực tế đã giao, không chỉ giữ lại lô dự kiến trên yêu cầu ban đầu.
### Ví dụ: tổng tồn đúng nhưng vẫn có thể xuất nhầm lô
Giả sử cùng SKU A được nhập thành hai đợt, mỗi đợt tương ứng một lô sản phẩm. Không có phát sinh nào khác ngoài lượt xuất dưới đây:
| Đợt nhập nội bộ | Lô sản phẩm | Nhập (chiếc) | Đã xuất (chiếc) | Còn (chiếc) |
| — | — | — | — | — |
| N01 | SX-A | 100 | 60 | 40 |
| N02 | SX-B | 80 | 0 | 80 |
| Tổng | — | 180 | 60 | 120 |
Các mã và số lượng trên chỉ là ví dụ giả định, không phải số liệu của Kho Vận Liên Minh.
Báo cáo ghi 120 chiếc là đúng về tổng số. Tuy nhiên, nếu yêu cầu tiếp theo cần 50 chiếc thuộc SX-A thì chỉ còn 40 chiếc của lô này. Phần còn thiếu cần được xác nhận cách xử lý, không tự lấy thêm 10 chiếc SX-B rồi ghi cả 50 chiếc là SX-A.
## Khi mất dấu lô, đừng sửa nhãn để khớp báo cáo
Nếu kiện mất nhãn hoặc các đợt hàng đã bị trộn, hãy ghi nhận nhóm hàng chưa xác định được lô và thống nhất cách kiểm soát xuất hàng trong lúc xác minh. Có thể đối chiếu phiếu nhận, ảnh nhãn lúc nhập, thông tin trên sản phẩm và lịch sử chuyển vị trí.
Chỉ cập nhật lô khi có căn cứ, đồng thời lưu lại thông tin đã sửa và người xác nhận. Không chọn một mã lô còn tồn trên báo cáo để gán cho hàng chưa nhận diện được.
Nếu còn chênh lệch về số lượng, nên xử lý theo bước [đối chiếu lệch tồn kho sau kiểm kê](https://khovanlienminh.com/2026/09/24/lech-ton-kho-sau-kiem-ke/). Việc xác định đúng lô và xác định đúng tổng số là hai yêu cầu liên quan nhưng không thay thế cho nhau.
## Thống nhất cách quản lý theo lô trước khi thuê kho
Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên gửi cho kho một danh sách hàng mẫu và làm rõ: cần theo dõi theo đợt nhập hay theo lô sản phẩm, nhãn hiện có nhận diện được đến đâu, khi xuất cần báo lại thông tin gì và ai được phép đổi lô đã chỉ định.
Trang [dịch vụ cho thuê kho của Kho Vận Liên Minh](https://khovanlienminh.com/2026/07/28/dich-vu-cho-thue-kho-chuyen-nghiep/) giới thiệu các hạng mục kiểm đếm, quản lý xuất nhập và kiểm kê định kỳ. Yêu cầu theo dõi lô cụ thể, cách thể hiện trên báo cáo và chi phí thực hiện cần được trao đổi theo loại hàng, không mặc định đã bao gồm trong mọi phương án thuê.
Nếu bạn có cùng mặt hàng nhập kho nhiều đợt, hãy chuẩn bị danh mục mã hàng, ảnh nhãn hiện tại và tần suất xuất nhập để trao đổi với Kho Vận Liên Minh qua **0839 878 686** hoặc **khovanlienminh@gmail.com**.
