Ủy thác nhập khẩu và vận chuyển Trung–Việt có thể cùng xuất hiện trong một phương án đưa hàng về Việt Nam, nhưng không phải là một dịch vụ. Vận chuyển tập trung vào việc đưa hàng giữa các điểm giao nhận. Với ủy thác nhập khẩu, cần làm rõ thêm vai trò của bên nhận ủy thác trong giao dịch nhập khẩu, hồ sơ và trách nhiệm theo thỏa thuận.
Vì vậy, trước khi hỏi “bao nhiêu tiền một kilôgam”, chủ hàng nên xác định mình đã có đơn vị phụ trách nhập khẩu hay chưa, còn cần hỗ trợ khâu nào. Đây là cơ sở để trao đổi đúng nhu cầu và so sánh các báo giá có cùng phạm vi.
Khác biệt nằm ở vai trò, không chỉ ở tên dịch vụ
Điều 155 của Luật Thương mại, bản hợp nhất 113/VBHN-VPQH nói về ủy thác mua bán hàng hóa nói chung: bên nhận tiến hành mua bán dưới danh nghĩa của họ, theo các điều kiện đã thống nhất với bên giao ủy thác và hưởng thù lao. Điều luật này không phải quy định riêng về nhập khẩu, cũng không thay thế việc rà soát điều kiện nhập khẩu của từng mặt hàng.
Trong trao đổi thực tế, có thể phân biệt như sau:
| Nội dung cần làm rõ | Thuê vận chuyển | Trao đổi phương án ủy thác nhập khẩu |
|---|---|---|
| Nhu cầu chính | Đưa lô hàng từ điểm nhận đến điểm giao đã thống nhất | Có bên nhận thực hiện giao dịch nhập khẩu theo thỏa thuận ủy thác |
| Câu hỏi trọng tâm | Nhận ở đâu, giao ở đâu, hàng được tổ chức vận chuyển thế nào? | Bên nào đứng tên nhập khẩu, ai phụ trách từng phần hồ sơ và công việc? |
| Phạm vi cần kiểm tra | Chặng vận chuyển, giao nhận và dịch vụ đi kèm | Phạm vi ủy thác, hồ sơ, trách nhiệm, chi phí và các dịch vụ liên quan |
Hai nhóm việc có thể do một đơn vị phối hợp thực hiện hoặc do nhiều bên đảm nhận. Vì thế, không nên mặc định đơn vị vận chuyển không hỗ trợ thủ tục; cũng không nên hiểu một báo giá vận chuyển là đã bao gồm toàn bộ phần việc ủy thác nhập khẩu.
Tên gọi “trọn gói” chỉ có ý nghĩa khi các công việc, khoản bao gồm và khoản chưa bao gồm được liệt kê rõ.
Hỗ trợ thủ tục hải quan không đồng nghĩa với nhận ủy thác nhập khẩu
Đại lý làm thủ tục hải quan có vai trò thực hiện các quyền, nghĩa vụ của người khai hải quan; phạm vi được chủ hàng ủy quyền là một căn cứ xác định công việc và nghĩa vụ liên quan. Nội dung này được thể hiện tại khoản 3 Điều 18 và Điều 20 của Luật Hải quan, bản hợp nhất 54/VBHN-VPQH.
Vì vậy, việc một đơn vị hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hoặc khai báo chưa đủ để kết luận họ cũng là bên nhận ủy thác nhập khẩu. Có thể hình dung một doanh nghiệp đứng tên nhập khẩu nhưng thuê đại lý thực hiện phần thủ tục: đại lý không tự trở thành bên nhận ủy thác chỉ vì làm công việc khai báo.
Khi thuê dịch vụ, cần hỏi riêng hai việc: đơn vị nào đứng tên nhập khẩu và đơn vị nào thực hiện khai báo, với tư cách và phạm vi nào. Nếu một bên đảm nhận nhiều vai trò, từng phần việc vẫn cần được xác nhận rõ trong hồ sơ và thỏa thuận.
Khi nào cần hỏi về từng phương án?
Đã có đơn vị phụ trách nhập khẩu, còn thiếu khâu giao nhận
Nếu doanh nghiệp đã xác định đơn vị đứng tên nhập khẩu và đầu mối xử lý hồ sơ, nhu cầu còn lại có thể chủ yếu là vận chuyển. Khi đó, cần thống nhất điểm bàn giao giữa các bên: ai gửi thông tin lô hàng, ai xác nhận hàng sẵn sàng đi và ai nhận hàng tại Việt Nam.
Phạm vi dịch vụ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam nên được đối chiếu với phần việc đã có người phụ trách, để tránh vừa bỏ sót vừa thuê trùng một khâu.
Đã chọn nhà cung cấp nhưng chưa rõ cách triển khai nhập khẩu
Nếu chưa xác định đơn vị nhập khẩu hoặc chưa có phương án xử lý hồ sơ, nên trao đổi để làm rõ phương án trước khi cho nhà cung cấp gửi hàng. Tùy điều kiện thực tế, có thể cần hỗ trợ thủ tục cho đơn vị nhập khẩu đã xác định, hoặc cần xem xét phương án ủy thác. Không nên mặc định chưa rõ hồ sơ thì bắt buộc phải dùng ủy thác; một mức cước vận chuyển cũng không tự trả lời được những vấn đề này.
Khả năng thực hiện cần được xem xét theo mặt hàng, thông tin sản phẩm và trường hợp cụ thể. Không nên hiểu rằng dùng dịch vụ ủy thác thì mọi loại hàng đều được nhận, hoặc chủ hàng không còn phải cung cấp thông tin và phối hợp.
Đang dùng nhiều bên cho cùng một lô hàng
Một bên trao đổi với nhà cung cấp, một bên nhận hàng, một bên vận chuyển và một bên phụ trách nhập khẩu có thể tạo thành phương án phù hợp. Điều cần tránh là mỗi bên đều nghĩ phần còn lại đã có người xử lý.
Nên lập danh sách ngắn gồm từng công việc, đơn vị phụ trách, đầu mối liên hệ và kết quả cần bàn giao. Đặc biệt, hỗ trợ thanh toán hoặc nhận hàng vào kho không tự xác định bên nào đứng tên nhập khẩu.
Năm câu hỏi cần chốt trước khi gửi hàng
1. Đơn vị nào đứng tên nhập khẩu và mỗi bên nhận làm gì?
Đề nghị ghi rõ đơn vị đứng tên nhập khẩu, bên nhận ủy thác nếu có, bên vận chuyển và đầu mối làm thủ tục hải quan. Đối chiếu phần việc của từng bên với thỏa thuận đang ký, không chỉ dựa vào một tin nhắn “bên em lo hết”.
2. Thông tin nào còn thiếu để xác nhận phương án?
Gửi tên hàng, công dụng, model hoặc quy cách và tài liệu đang có. Đề nghị bên tiếp nhận chỉ rõ dữ liệu còn thiếu và phần chưa thể kết luận. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, tham khảo bài tư vấn nhập khẩu hàng Trung Quốc: chỉ gửi ảnh đã đủ chưa?.
3. Báo giá đang bao gồm những khoản nào?
Yêu cầu phân biệt cước vận chuyển, phí dịch vụ ủy thác nếu có và các khoản khác áp dụng cho lô hàng. Khoản thuế, lệ phí hoặc chi phí phát sinh nào đã tính, khoản nào đang dự kiến, khoản nào cần xác nhận thêm phải được ghi rõ.
Không cộng một khoản hai lần chỉ vì nó xuất hiện trong hai bảng, nhưng cũng không tự bỏ đi một khoản khi chưa rõ bên nào thu và thu cho công việc gì. Cùng một tuyến đường không có nghĩa hai báo giá bao gồm cùng phạm vi công việc.
Nếu cần đối chiếu chi tiết phần vận chuyển, tham khảo 6 điểm cần kiểm tra ngoài đơn giá trong báo giá vận chuyển Trung–Việt.
4. Sau khi hoàn tất, mỗi bên bàn giao những gì?
Thống nhất danh mục hồ sơ, chứng từ và thông tin sẽ nhận, bên cung cấp và thời điểm bàn giao. Nếu doanh nghiệp có yêu cầu phục vụ kế toán hoặc quản lý nội bộ, hãy nêu từ đầu để được rà soát khả năng đáp ứng; không đợi hàng về mới trao đổi.
5. Nếu hồ sơ chưa đủ hoặc hàng thay đổi thì xử lý ra sao?
Làm rõ ai thông báo, ai bổ sung, ai xác nhận việc tiếp tục gửi hàng và cách thống nhất chi phí phát sinh nếu có. Khi nhà cung cấp đổi model, số lượng hoặc quy cách đóng gói, cần cập nhật cho các đầu mối liên quan thay vì tiếp tục dùng phương án cũ.
Trao đổi đúng nhu cầu với Kho Vận Liên Minh
Trước khi gửi hàng, hãy làm rõ ba điểm: ai nhập khẩu, ai vận chuyển và mỗi bên bàn giao những gì. Đây là nền tảng để phối hợp rõ trách nhiệm và hạn chế hiểu nhầm về chi phí.
Kho Vận Liên Minh cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng Trung Quốc – Việt Nam và dịch vụ vận chuyển. Nếu đã có nhà cung cấp, bạn có thể gửi thông tin hàng hóa, điểm nhận – giao và những khâu đã có đơn vị phụ trách để trao đổi phần hỗ trợ còn cần.
Liên hệ 0839 878 686 hoặc khovanlienminh@gmail.com. Phạm vi dịch vụ, khả năng thực hiện, hồ sơ và chi phí được xác nhận theo từng lô hàng; bài viết không thay thế việc rà soát điều kiện nhập khẩu cụ thể.
