Khi nhập nhiều mặt hàng từ các nhà cung cấp khác nhau, doanh nghiệp thường cần tập kết hàng tại một kho ở Trung Quốc trước khi vận chuyển về Việt Nam. Cách làm này giúp đưa các kiện về cùng một điểm tiếp nhận, nhưng cũng làm tăng nguy cơ nhầm chủ hàng, thiếu kiện hoặc khó đối chiếu nếu thông tin không được chuẩn bị thống nhất.
Để quá trình gom hàng diễn ra rõ ràng, doanh nghiệp nên quản lý thông tin ngay từ trước khi nhà cung cấp giao hàng vào kho.
Gom hàng nhiều nhà cung cấp là gì?
Gom hàng là quá trình tiếp nhận các kiện được gửi từ nhiều nhà cung cấp về cùng một điểm tập kết. Sau khi hàng đến, kho căn cứ vào mã nhận diện và thông tin đã khai báo để phân loại các kiện thuộc cùng một chủ hàng hoặc một lô hàng.
Tùy kế hoạch vận chuyển, hàng có thể được chờ đủ rồi sắp xếp đi cùng đợt hoặc xử lý theo từng nhóm riêng.
Gom hàng không có nghĩa là mặc định gộp tất cả kiện thành một kiện lớn. Việc đóng gộp, gia cố hoặc thay đổi bao bì cần được trao đổi riêng, dựa trên đặc điểm hàng hóa và yêu cầu vận chuyển.
Vì sao các lô gom hàng dễ xảy ra nhầm lẫn?
Khi chỉ có một nhà cung cấp, số lượng kiện và đầu mối giao hàng tương đối dễ theo dõi. Với nhiều nhà cung cấp, mỗi bên có thể sử dụng cách đóng gói, vận đơn và thời điểm giao hàng khác nhau.
Một số tình huống thường gặp gồm:
- Nhà cung cấp không ghi mã nhận diện bên ngoài kiện.
- Tên người gửi không trùng với tên nhà cung cấp đã khai báo.
- Một đơn hàng được chia thành nhiều kiện nhưng không thông báo số lượng.
- Nhiều nhà cung cấp giao sản phẩm có bao bì gần giống nhau.
- Hàng được giao đến kho nhưng chủ hàng chưa gửi thông tin đối chiếu.
- Mã kiện bị dán ở vị trí khó nhìn hoặc bị che bởi nhãn vận chuyển.
Phần lớn vấn đề xuất phát từ việc thiếu một quy ước thông tin chung giữa chủ hàng, nhà cung cấp và kho tiếp nhận. Sáu bước dưới đây giúp chuẩn hóa quá trình này trước khi hàng được tập kết.
1. Thống nhất một mã nhận diện cho từng chủ hàng
Mỗi chủ hàng nên sử dụng một mã nhận diện ổn định và gửi chính xác mã này cho tất cả nhà cung cấp. Mã cần được thể hiện rõ bên ngoài từng kiện để kho có cơ sở phân loại khi tiếp nhận.
Không nên chỉ dựa vào tên sản phẩm hoặc tên người nhận vì những thông tin này có thể trùng nhau hoặc được ghi không thống nhất.
Chi tiết về vị trí dán mã và cách đánh số các kiện trong cùng một đơn đã được trình bày tại bài dán nhãn và mã nhận diện kiện hàng.
2. Lập danh sách riêng cho từng nhà cung cấp
Doanh nghiệp nên tạo một bảng theo dõi tập trung, trong đó mỗi nhà cung cấp là một dòng riêng. Thông tin cơ bản có thể gồm:
- Tên hoặc mã nhà cung cấp.
- Loại hàng dự kiến giao.
- Số đơn hàng hoặc mã tham chiếu.
- Số kiện dự kiến.
- Đơn vị vận chuyển nội địa Trung Quốc.
- Mã vận đơn nội địa.
- Ngày dự kiến giao vào kho.
- Ghi chú về bao bì hoặc cách nhận diện.
Danh sách này giúp doanh nghiệp biết nhà cung cấp nào đã giao đủ, nhà cung cấp nào còn thiếu và kiện hàng nào cần xác minh thêm.
3. Yêu cầu nhà cung cấp gửi mã vận đơn
Sau khi gửi hàng, nhà cung cấp nên cung cấp mã vận đơn nội địa Trung Quốc cùng số lượng kiện thực tế.
Mã vận đơn là căn cứ quan trọng để đối chiếu quá trình giao hàng. Tuy nhiên, mã vận đơn không thay thế mã nhận diện chủ hàng. Kho có thể nhận nhiều kiện từ cùng một hãng vận chuyển trong một ngày nên vẫn cần thông tin bên ngoài kiện để phân loại.
Nếu nhà cung cấp chia đơn thành nhiều vận đơn, doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ từng mã thay vì chỉ lưu mã đầu tiên.
4. Thông báo trước các trường hợp đặc biệt
Doanh nghiệp nên báo trước nếu lô hàng có:
- Kiện dài, nặng hoặc kích thước khác thường.
- Bao gỗ, khung gỗ hoặc pallet.
- Hàng dễ vỡ hoặc cần hạn chế xếp chồng.
- Nhiều mã sản phẩm trong cùng một kiện.
- Bao bì dễ rách, dễ móp hoặc cần gia cố.
- Yêu cầu kiểm đếm, phân loại hay xử lý riêng.
Việc thông báo trước giúp các bên chuẩn bị cách tiếp nhận phù hợp và hạn chế tình trạng hàng đến rồi mới phát hiện yêu cầu đặc biệt.
Thông tin mô tả cần phản ánh đúng đặc điểm hàng hóa. Không nên sử dụng tên gọi quá chung chung nếu điều đó khiến kho khó xác định cách xử lý kiện.
5. Đối chiếu số kiện thay vì chỉ kiểm tra trạng thái “đã giao”
Trạng thái “đã giao” trên hệ thống vận chuyển nội địa chưa đủ để kết luận toàn bộ đơn hàng đã được tiếp nhận đầy đủ.
Doanh nghiệp cần so sánh ít nhất ba thông tin:
- Số kiện nhà cung cấp thông báo đã gửi.
- Số vận đơn được cung cấp.
- Số kiện kho xác nhận đã tiếp nhận.
Nếu các số liệu không khớp, cần làm rõ trước khi quyết định chờ thêm hay sắp xếp vận chuyển phần hàng hiện có.
6. Xác định thời điểm kết thúc gom hàng
Một lô hàng không nên chờ vô thời hạn chỉ vì chưa có nguyên tắc kết thúc gom hàng. Doanh nghiệp nên xác định trước một trong các mốc:
- Đã nhận đủ hàng của tất cả nhà cung cấp.
- Đã nhận đủ các mặt hàng ưu tiên.
- Đến ngày dự kiến chốt lô.
- Chủ hàng xác nhận cho vận chuyển phần hàng hiện có.
Quyết định này cần dựa trên kế hoạch kinh doanh, tình trạng hàng thực tế và yêu cầu vận chuyển. Kho không nên tự suy đoán rằng một lô đã đủ hàng nếu chưa có xác nhận rõ ràng.
Checklist trước khi nhà cung cấp giao hàng vào kho Trung Quốc
Trước khi giao hàng, hãy kiểm tra:
- ☐ Tất cả nhà cung cấp đã nhận đúng địa chỉ kho.
- ☐ Mã nhận diện chủ hàng đã được thống nhất.
- ☐ Mã được yêu cầu ghi rõ bên ngoài từng kiện.
- ☐ Có danh sách nhà cung cấp và số kiện dự kiến.
- ☐ Mã vận đơn được cập nhật sau khi gửi.
- ☐ Hàng đặc biệt đã được thông báo trước.
- ☐ Có người phụ trách đối chiếu hàng đến.
- ☐ Đã xác định điều kiện hoặc thời điểm kết thúc gom hàng.
Doanh nghiệp cũng có thể đối chiếu với danh sách thông tin cần chuẩn bị trước khi vận chuyển hàng Trung Quốc – Việt Nam để hạn chế thiếu dữ liệu khi chuyển sang bước tiếp theo.
Một quy trình thống nhất giúp việc gom hàng rõ ràng hơn
Gom hàng từ nhiều nhà cung cấp sẽ dễ kiểm soát hơn khi mỗi kiện có mã nhận diện, từng nhà cung cấp được theo dõi riêng và thông tin giao hàng được cập nhật kịp thời.
Doanh nghiệp nên chuẩn hóa cách tiếp nhận và đối chiếu từ lô đầu tiên. Đây cũng là nền tảng để việc tập kết và vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam được tổ chức rõ ràng hơn.
Nếu cần xây dựng quy trình tập kết phù hợp với lô hàng thực tế, bạn có thể liên hệ Kho Vận Liên Minh để trao đổi trước khi nhà cung cấp giao hàng.
Hotline/Zalo: 0839 878 686
Website: khovanlienminh.com
