Cách dán nhãn và mã nhận diện kiện hàng giúp kho Trung Quốc – Việt Nam xử lý nhanh hơn
Khi nhập hàng từ Trung Quốc, đặc biệt trong trường hợp mua hàng từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc, việc quản lý từng kiện hàng ngay từ thời điểm nhà cung cấp giao vào kho là một bước rất quan trọng.
Một kiện hàng chỉ có tên người nhận hoặc số điện thoại chưa chắc đã đủ để kho xác định chính xác kiện đó thuộc khách hàng nào, đơn hàng nào hoặc lô hàng nào.
Trong thực tế vận hành, mã khách hàng, mã lô, mã đơn và số thứ tự kiện hàng là những thông tin giúp quá trình nhận hàng, kiểm đếm, phân loại, lưu kho và vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam trở nên rõ ràng hơn.
Vì vậy, trước khi yêu cầu nhà cung cấp giao hàng vào kho Trung Quốc, người nhập hàng nên thống nhất một quy tắc dán nhãn cụ thể.
1. Vì sao nhãn kiện hàng quan trọng khi hàng về kho?
Một khách hàng có thể nhập hàng từ một nhà cung cấp, nhưng cũng có thể đồng thời đặt hàng từ 5, 10 hoặc nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Trong khi đó, mỗi ngày kho Trung Quốc có thể tiếp nhận nhiều kiện hàng đến từ nhiều đơn vị vận chuyển nội địa khác nhau.
Nếu kiện hàng không có mã nhận diện rõ ràng, kho có thể phải mất thêm thời gian để đối chiếu:
- tên người nhận;
- số điện thoại;
- mã vận đơn nội địa;
- tên nhà cung cấp;
- lịch sử đơn hàng;
- thông tin khách hàng đã khai báo trước đó.
Việc gắn mã nhận diện ngay từ đầu giúp rút ngắn bước xác định kiện hàng khi hàng được giao vào kho.
Một hệ thống mã rõ ràng còn hỗ trợ tốt hơn cho các bước tiếp theo như:
- kiểm đếm hàng hóa;
- phân loại theo đơn hoặc theo nhà cung cấp;
- gom nhiều kiện thành một lô;
- lưu kho;
- đối chiếu hàng thiếu hoặc hàng giao bổ sung;
- chuẩn bị vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam.
2. Những thông tin nên có trên nhãn kiện hàng
Không cần thiết phải đưa quá nhiều nội dung lên một kiện hàng. Quan trọng nhất là các thông tin phải thống nhất và dễ nhận diện.
Mã khách hàng
Mã khách hàng là thông tin quan trọng nhất khi nhiều khách cùng gửi hàng về một kho.
Ví dụ:
KVL-1025
hoặc:
KH1025
Mã này nên được kho hoặc đơn vị vận chuyển cấp và khách hàng cần gửi chính xác cho từng nhà cung cấp.
Không nên để nhà cung cấp tự viết tên khách hàng theo nhiều cách khác nhau vì có thể gây khó khăn khi đối chiếu.
Mã lô hoặc mã đơn hàng
Nếu một khách hàng nhập nhiều đơn cùng lúc, chỉ có mã khách hàng đôi khi vẫn chưa đủ.
Có thể bổ sung thêm mã lô:
KVL1025-L01
hoặc mã đơn:
KVL1025-ORDER03
Khi hàng về kho, nhân viên có thể nhanh chóng nhận biết kiện nào thuộc cùng một lô để phân loại hoặc gom hàng.
Tên người gửi hoặc nhà cung cấp
Thông tin nhà cung cấp đặc biệt hữu ích khi khách hàng đặt cùng một mặt hàng từ nhiều nguồn khác nhau.
Ví dụ:
Supplier: Guangzhou A
hoặc:
供应商：广州A公司
Khi phát sinh thiếu hàng, sai hàng hoặc cần đối chiếu, việc biết kiện đó đến từ nhà cung cấp nào sẽ thuận tiện hơn.
Số thứ tự kiện
Nếu một đơn hàng gồm nhiều kiện, nên yêu cầu nhà cung cấp đánh số theo dạng:
1/5
2/5
3/5
4/5
5/5
Nhờ đó, khi hàng về kho có thể nhanh chóng xác định một lô đã đủ kiện hay chưa.
Ví dụ, nếu kho đã nhận:
1/5, 2/5, 4/5 và 5/5
thì có thể nhận biết ngay kiện 3/5 vẫn chưa được giao.
Ghi chú đối với hàng cần xử lý đặc biệt
Một số kiện hàng có thể cần ghi chú riêng như:
- hàng dễ vỡ;
- không được chồng kiện;
- cần kiểm đếm;
- cần chụp ảnh;
- cần kiểm tra ngoại quan;
- cần phân loại riêng.
Nếu nhà cung cấp có thể dán ký hiệu hoặc ghi chú rõ từ đầu, kho sẽ thuận tiện hơn khi tiếp nhận.
Tuy nhiên, những yêu cầu xử lý đặc biệt vẫn nên được thông báo trước cho đơn vị kho, không nên chỉ dựa vào chữ viết trên bao bì.
3. Cách thống nhất mã nhận diện với nhà cung cấp Trung Quốc
Một lỗi khá phổ biến là khách hàng gửi mã kho cho nhà cung cấp nhưng mỗi nhà cung cấp lại viết theo một kiểu khác nhau.
Ví dụ mã đúng là:
KVL1025
nhưng các nhà cung cấp có thể viết thành:
- KVL 1025;
- 1025 KVL;
- KVL-125;
- tên khách hàng thay cho mã;
- chỉ ghi số điện thoại.
Điều này làm giảm hiệu quả của việc sử dụng mã nhận diện.
Cách tốt hơn là gửi cho nhà cung cấp một mẫu cố định và yêu cầu họ sao chép nguyên văn.
Ví dụ:
收货唛头：KVL1025-L01
Có thể yêu cầu nhà cung cấp:
- in hoặc viết mã này bên ngoài từng kiện;
- dán ở vị trí dễ nhìn;
- không che bằng băng dính hoặc tem vận chuyển;
- nếu có nhiều kiện, ghi thêm số thứ tự 1/5, 2/5…;
- gửi lại ảnh kiện hàng trước khi giao cho đơn vị vận chuyển nội địa nếu lô hàng có giá trị hoặc cần kiểm soát chặt.
Đối với khách hàng thường xuyên nhập hàng, nên xây dựng một quy tắc mã cố định để sử dụng lâu dài.
4. Những lỗi thường gặp khi dán nhãn kiện hàng
Chỉ ghi tên người nhận
Tên cá nhân có thể bị trùng hoặc được nhà cung cấp viết bằng nhiều cách khác nhau.
Mã khách hàng thường dễ quản lý hơn.
Mỗi nhà cung cấp dùng một mã khác nhau
Nếu cùng một lô nhưng mỗi nhà cung cấp ghi một kiểu, kho sẽ khó gom đúng hàng.
Nên thống nhất mã trước khi đặt giao hàng.
Không đánh số khi có nhiều kiện
Một đơn gồm 10 kiện nhưng không có ký hiệu 1/10, 2/10… sẽ khó xác định khi thiếu một kiện.
Nhãn quá nhỏ hoặc bị che khuất
Nhãn cần được đặt ở mặt ngoài thùng, vị trí dễ quan sát.
Không nên dán ở đáy kiện hoặc vị trí có khả năng bị tem vận chuyển nội địa che mất.
Dùng mã quá phức tạp
Một mã nhận diện dài hàng chục ký tự rất dễ bị nhà cung cấp viết sai.
Nên sử dụng mã ngắn, có cấu trúc và dễ kiểm tra.
Không thông báo trước khi có yêu cầu kiểm hàng
Dán chữ “kiểm hàng” lên kiện chưa có nghĩa kho tự động thực hiện kiểm đếm chi tiết.
Nếu cần kiểm số lượng, kiểm mẫu mã hoặc chụp ảnh, khách hàng nên trao đổi trước về phạm vi dịch vụ.
5. Checklist trước khi nhà cung cấp giao hàng vào kho Trung Quốc
Trước khi yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng, bạn có thể kiểm tra nhanh theo danh sách sau:
- [ ] Đã có đúng địa chỉ kho Trung Quốc.
- [ ] Đã có mã khách hàng chính xác.
- [ ] Đã gửi mã nhận diện cho nhà cung cấp.
- [ ] Nếu có nhiều đơn, đã phân biệt bằng mã lô hoặc mã đơn.
- [ ] Nếu có nhiều kiện, đã yêu cầu ghi 1/N, 2/N, 3/N…
- [ ] Đã yêu cầu nhà cung cấp dán mã ở vị trí dễ nhìn.
- [ ] Đã có thông tin tên nhà cung cấp hoặc mã đơn để đối chiếu.
- [ ] Đã thông báo trước nếu cần kiểm đếm hoặc kiểm tra đặc biệt.
- [ ] Đã lưu lại mã vận đơn nội địa Trung Quốc sau khi nhà cung cấp gửi hàng.
- [ ] Với lô hàng quan trọng, đã yêu cầu nhà cung cấp chụp ảnh kiện trước khi xuất kho.
Chỉ cần thực hiện tốt các bước này, quá trình đối chiếu khi hàng vào kho sẽ rõ ràng hơn đáng kể.
6. Khi nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp, mã lô càng quan trọng
Đây là trường hợp mà hệ thống mã nhận diện phát huy hiệu quả rõ nhất.
Ví dụ một shop nhập:
- phụ kiện từ Quảng Châu;
- bao bì từ Đông Quản;
- sản phẩm chính từ Thâm Quyến;
- vật tư đóng gói từ Nghĩa Ô.
Tất cả hàng đều cần tập kết về cùng một kho trước khi vận chuyển về Việt Nam.
Nếu mỗi nhà cung cấp chỉ ghi tên người nhận, việc xác định kiện nào thuộc lô nào sẽ phụ thuộc nhiều vào việc đối chiếu thủ công.
Ngược lại, nếu tất cả cùng sử dụng:
KVL1025-L08
và từng kiện được đánh số rõ ràng, kho có thể dễ dàng phân loại các kiện thuộc cùng một lô.
Đặc biệt khi một khách hàng nhập nhiều chuyến trong tháng, mã lô còn giúp tránh nhầm hàng giữa các đợt nhập.
7. Nhãn kiện chỉ là một phần của quy trình quản lý hàng hóa
Dán nhãn đúng giúp việc nhận diện thuận tiện hơn, nhưng để một lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam được quản lý tốt còn cần sự phối hợp giữa nhiều bước:
Nhà cung cấp giao hàng → kho tiếp nhận → xác định mã khách hàng → kiểm đếm theo yêu cầu → phân loại → lưu kho/tập kết → vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam → nhận hàng tại Việt Nam.
Khi thông tin ngay từ đầu được chuẩn hóa, các bước phía sau cũng dễ kiểm soát hơn.
Đây cũng là lý do các shop và doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên nên xây dựng một quy trình giao hàng thống nhất với nhà cung cấp thay vì xử lý từng đơn một cách riêng lẻ.
Kết luận
Một chiếc nhãn nhỏ trên thùng hàng có thể giúp giảm đáng kể thời gian đối chiếu khi hàng được giao vào kho.
Với khách hàng nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp Trung Quốc, nên tối thiểu có:
mã khách hàng + mã lô/mã đơn + số thứ tự kiện + thông tin nhà cung cấp khi cần.
Việc thống nhất cách dán nhãn từ trước không chỉ giúp kho nhận diện hàng nhanh hơn mà còn thuận tiện cho việc kiểm đếm, phân loại, gom hàng và theo dõi từng lô hàng trong quá trình vận chuyển.
Nếu bạn thường xuyên nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp Trung Quốc và cần một quy trình nhận hàng, tập kết, kiểm đếm, lưu kho và vận chuyển về Việt Nam rõ ràng, Công ty TNHH Kho Vận Liên Minh có thể hỗ trợ xây dựng phương án phù hợp với nhu cầu thực tế của từng lô hàng.
Hotline/Zalo: 0839 878 686
Website: khovanlienminh.com
Gợi ý internal link
Có thể đặt internal link từ bài này đến các nội dung:
- Dịch vụ vận chuyển hàng Trung Quốc – Việt Nam.
- Quy trình nhận hàng tại kho Trung Quốc.
- Dịch vụ kiểm đếm và phân loại hàng hóa.
- Ủy thác nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc – Việt Nam.
- Dịch vụ Fulfillment tại Việt Nam.
