Đã đến ngày hẹn nhưng nhà cung cấp vẫn báo “sắp gửi”, trong khi kho đang chờ nhận hàng và doanh nghiệp đã lên kế hoạch bán. Nếu chỉ tiếp tục thúc giao mà chưa làm rõ tiến độ, lịch nhận hàng rất dễ bị điều chỉnh nhiều lần.
Khi nhà cung cấp Trung Quốc giao hàng chậm, việc cần làm trước tiên là xác định hàng đang ở công đoạn nào, yêu cầu mốc cập nhật có thể đối chiếu và thống nhất lại phương án với kho. Không nên lấy một ngày giao mới chưa được xác minh làm căn cứ để hứa ngày nhận hàng tại Việt Nam.
Xác định chậm ở khâu nào trước khi thúc giao
Câu “chưa giao hàng” có thể chỉ những tình huống khác nhau. Cách xử lý cần bám theo tình trạng thực tế, thay vì mặc định mọi chậm trễ đều do nhà cung cấp chưa sản xuất xong.
Hàng chưa hoàn tất
Hỏi rõ mã hàng nào còn thiếu, số lượng đã hoàn thành và công đoạn đang chờ. Với đơn có nhiều mã, cần tách phần đã sẵn sàng và phần chưa xong; một câu trả lời chung cho cả đơn không đủ để quyết định có giao trước được hay không.
Hàng đã làm xong nhưng chưa sẵn sàng bàn giao
Sản phẩm hoàn tất chưa đồng nghĩa với kiện hàng đã đóng gói, dán mã nhận diện và có thể giao đến kho. Hãy xác nhận việc còn lại, người phụ trách và thời điểm dự kiến bàn giao cho đơn vị giao nhận nội địa.
Nhà cung cấp báo đã gửi nhưng kho chưa nhận
Đề nghị cung cấp tên đơn vị giao nhận, mã vận đơn, thời điểm bàn giao và số kiện thực tế gửi đi. Sau đó đối chiếu với kho nhận. Cần phân biệt thông tin nhà cung cấp báo gửi với xác nhận kho đã nhận; nếu hàng đang trên đường, đầu mối cần làm rõ tiến độ còn có đơn vị giao nhận nội địa.
Yêu cầu một bản cập nhật thay cho lời hẹn chung chung
Một bản cập nhật hữu ích cần trả lời được: phần hàng nào đã sẵn sàng, điều gì đang cản việc giao, ngày nào có thể bàn giao và khi nào hai bên sẽ kiểm tra lại tiến độ.
Có thể gửi nhà cung cấp mẫu yêu cầu ngắn sau:
Nhờ anh/chị cập nhật đơn [mã đơn]: mã hàng và số lượng đã sẵn sàng; phần còn thiếu và lý do; ngày, giờ dự kiến bàn giao từng phần; thời điểm gửi lại xác nhận tiến độ (ghi rõ giờ Việt Nam hoặc Trung Quốc cho từng mốc). Nếu đã giao, vui lòng bổ sung đơn vị giao nhận, mã vận đơn và số kiện. Trường hợp không giữ được lịch mới, đề nghị thông báo trước mốc cập nhật đã thống nhất.
Nên ghi ngày, giờ cụ thể và múi giờ nếu hai bên làm việc theo giờ địa phương khác nhau, tránh chỉ dùng “ngày mai” hoặc “chiều nay”. Ảnh hàng đã đóng gói có thể hỗ trợ đối chiếu tình trạng chuẩn bị, nhưng không thay thế xác nhận đã bàn giao cho đơn vị giao nhận hay kho.
Giữ lại lịch hẹn cũ cùng lần cập nhật mới để biết nội dung nào đã thay đổi. Đây là căn cứ phối hợp công việc, không phải sự bảo đảm rằng nhà cung cấp chắc chắn giữ được lịch mới.
Chờ đủ hàng hay đề nghị giao phần đã sẵn sàng?
Không có một lựa chọn phù hợp cho mọi lô hàng. Trước khi quyết định, cần xem phần hàng đã hoàn tất có sử dụng hoặc bán độc lập được không, mức độ cần hàng và điều kiện tiếp nhận, vận chuyển thực tế.
Chờ đủ hàng có thể phù hợp nếu các mã phải đi cùng nhau để tạo thành bộ, hoặc phần thiếu đã có tiến độ rõ và việc chờ vẫn nằm trong khoảng dự phòng của doanh nghiệp. Dù vậy, nên có mốc đánh giá lại thay vì để kế hoạch chờ kéo dài không xác định.
Giao phần đã sẵn sàng có thể cân nhắc khi hàng sử dụng độc lập và cần nhận trước. Phải xác nhận rõ mã hàng, số lượng đợt đầu, phần còn lại và lịch dự kiến của từng đợt. Đồng thời hỏi kho, đơn vị vận chuyển về khả năng xử lý, hồ sơ cần điều chỉnh và chi phí có thể phát sinh; không mặc định tách lô luôn nhanh hơn hoặc không làm thay đổi chi phí.
Ví dụ giả định: đơn gồm mã A đã hoàn tất và mã B đang chờ đóng gói. Nếu A bán riêng được, doanh nghiệp có thể đề nghị đánh giá phương án giao A trước. Nếu A và B là hai thành phần bắt buộc của một bộ sản phẩm, giao A sớm có thể chưa giải quyết được nhu cầu bán hàng.
Cập nhật lại lịch nhận kho và kế hoạch tại Việt Nam
Ngay khi có thay đổi, gửi cho kho một bản thông tin thống nhất gồm mã lô, phần hàng dự kiến về từng đợt, số kiện nếu đã xác nhận, lịch mới và các điểm vẫn đang chờ nhà cung cấp phản hồi. Phân biệt rõ số liệu dự kiến với số liệu đã chốt.
Nếu lô hàng đang gom cùng hàng từ nhà cung cấp khác, cần nói rõ việc chậm giao có ảnh hưởng đến quyết định chờ đủ hay chuyển phần đã nhận hay không. Không nên để kho tự suy đoán chỉ vì một lịch giao cũ vẫn còn trong hội thoại.
Khi số kiện, cách đóng gói hoặc kế hoạch giao nhận thay đổi, hãy rà lại thông tin cần chuẩn bị trước khi vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam. Lịch hàng về kho Trung Quốc và lịch nhận tại Việt Nam là hai mốc khác nhau; kế hoạch chặng tiếp theo cần được xác nhận lại theo tình trạng thực tế.
Bộ phận bán hàng hoặc người nhận cuối cũng cần biết phần nào đã có tiến độ xác nhận, phần nào còn dự kiến. Cách cập nhật này giúp tránh biến lời hẹn của nhà cung cấp thành cam kết giao hàng của chính doanh nghiệp.
Nếu nhà cung cấp tiếp tục lỡ hẹn
Khi mốc mới tiếp tục bị bỏ lỡ, nên yêu cầu đầu mối phụ trách đơn hàng làm rõ nguyên nhân và đưa ra phương án cụ thể: hoàn tất phần còn thiếu, giao phần sẵn sàng hoặc đề xuất lại kế hoạch để doanh nghiệp xem xét.
Không tự động đồng ý đổi mã, thay quy cách, tách đơn hoặc tăng chi phí chỉ để giữ một lịch giao dự kiến. Những thay đổi ảnh hưởng đến đơn hàng cần được người có thẩm quyền của doanh nghiệp xác nhận trước khi triển khai.
Điểm quan trọng không phải là có thêm một lời hẹn, mà là có đủ thông tin để quyết định tiếp tục chờ hay điều chỉnh kế hoạch.
Kho Vận Liên Minh hỗ trợ phối hợp với nhà cung cấp
Kho Vận Liên Minh cung cấp dịch vụ hỗ trợ trao đổi với nhà cung cấp Trung Quốc, gồm truyền đạt yêu cầu, phản hồi thông tin hàng hóa, quy cách đóng gói và lịch giao kho. Việc phối hợp tiếp nhận, kiểm đếm, gom hàng và vận chuyển được thực hiện theo dịch vụ khách hàng lựa chọn.
Khách hàng vẫn là bên lựa chọn nhà cung cấp và quyết định giao dịch; dịch vụ hỗ trợ liên lạc không thay thế trách nhiệm giao hàng của nhà cung cấp.
Nếu cần phối hợp lại lịch giao kho, hãy chuẩn bị mã đơn, đầu mối nhà cung cấp, lịch đã hẹn và tình trạng hàng hiện có. Liên hệ Kho Vận Liên Minh — 0839 878 686 để trao đổi phạm vi hỗ trợ phù hợp.
