Khi phát hiện lệch tồn kho sau kiểm kê, không nên vội sửa số liệu cho khớp hoặc kết luận hàng đã bị mất. Trước tiên, cần bảo đảm số trên báo cáo và số đếm thực tế đang nói về cùng mã hàng, đơn vị, phạm vi và thời điểm.
Với hàng lưu tại kho thuê, chủ hàng và đơn vị kho nên cùng đối chiếu các phát sinh liên quan, xác nhận phần chênh lệch còn lại rồi mới thống nhất cách xử lý. Mục tiêu không chỉ là có một con số đúng, mà còn biết vì sao số cũ bị lệch để hạn chế tái diễn.
Xác định hai số liệu đang được so sánh
Một báo cáo ghi “100 sản phẩm” chưa đủ để so với kết quả đếm 90 sản phẩm. Cần làm rõ:
- Đúng đối tượng: cùng chủ hàng, mã sản phẩm, biến thể và lô nếu đang quản lý theo lô.
- Đúng đơn vị: đang đếm thùng, hộp, bộ hay từng chiếc; quy cách quy đổi nào được áp dụng.
- Đúng phạm vi: toàn bộ kho hay một khu vực; có tính hàng ở khu soạn, hàng hoàn và hàng chờ kiểm tra không.
- Đúng thời điểm: báo cáo được chốt lúc nào, việc đếm diễn ra lúc nào và giữa hai mốc có phát sinh nhập – xuất không.
Cũng cần phân biệt tồn hiện diện trong kho với lượng hàng còn có thể phân bổ cho đơn mới. Hàng đã được giữ cho một đơn nhưng chưa bàn giao có thể vẫn nằm trong kho. Nếu lấy số “còn có thể bán” để so trực tiếp với toàn bộ hàng đang hiện diện, hai bên dễ hiểu nhầm đó là chênh lệch kiểm kê.
Ví dụ giả định: kho đang có 100 chiếc cùng mã, trong đó 20 chiếc được giữ cho một đơn chưa bàn giao. Nếu không có hàng lỗi, hàng chờ xử lý hoặc ràng buộc khác, lượng còn có thể phân bổ cho đơn mới là 80 chiếc. Chênh lệch giữa 100 và 80 trong trường hợp này phản ánh hai cách tính khác nhau, không phải thiếu 20 chiếc.
Năm bước đối chiếu trước khi điều chỉnh tồn
Các bước dưới đây là gợi ý tổ chức đối chiếu, không phải quy trình nội bộ cố định của Kho Vận Liên Minh. Cách thực hiện cần được chủ hàng và đơn vị kho thống nhất theo điều kiện thực tế.
1. Lưu bản báo cáo và thống nhất mốc kiểm kê
Giữ lại báo cáo dùng để kiểm kê, kèm thời gian chốt dữ liệu. Với từng khu vực hoặc nhóm hàng, ghi thời điểm bắt đầu và kết thúc đếm.
Nếu kho vẫn nhận hoặc xuất hàng trong lúc kiểm kê, cần theo dõi riêng các lượt di chuyển liên quan để quy số liệu về cùng một mốc. Có thể thống nhất tạm dừng di chuyển trong phạm vi đang đếm nếu điều kiện vận hành cho phép; không nhất thiết dừng toàn bộ kho.
Không ghi đè số liệu ban đầu ngay khi thấy lệch. Bản gốc giúp hai bên kiểm tra lại cách hình thành kết quả.
2. Kiểm tra đơn vị đếm và quy cách đóng gói
Rà lại xem phiếu nhập ghi số thùng còn phiếu xuất ghi số chiếc hay không. Với một thùng đã mở, không nên mặc định số lượng còn lại bằng quy cách của thùng nguyên.
Cùng một mã sản phẩm cũng có thể được giao theo quy cách đóng gói khác nhau ở từng đợt. Khi cần quy đổi, dùng quy cách đã xác nhận của lô đang kiểm tra, không dùng thông tin của một lô gần giống. Việc mở kiện niêm phong để đếm chi tiết cần nằm trong phạm vi hai bên đã thống nhất.
3. Rà các vị trí và trạng thái có thể bị bỏ sót
Một mã hàng có thể nằm ở nhiều nơi: vị trí lưu chính, khu soạn đơn, khu đóng gói, khu hàng hoàn hoặc khu chờ xử lý. Kiểm tra xem có vị trí nào chưa được đếm hoặc bị đếm hai lần khi hàng vừa di chuyển hay không.
Ghi riêng tình trạng của hàng thay vì cộng tất cả thành một số có thể xuất ngay. Hàng lỗi, hàng chờ kiểm tra và hàng đã giữ cho đơn cần được nhận diện theo quy ước quản lý; việc vẫn nhìn thấy hàng không đồng nghĩa hàng đã sẵn sàng giao.
4. Đối chiếu các phiếu phát sinh quanh thời điểm kiểm kê
Tập trung vào lượt nhận, xuất, hoàn và chuyển vị trí của đúng mã đang lệch. Kiểm tra thao tác thực tế đã hoàn tất chưa, được ghi nhận lúc nào và có chứng cứ bàn giao tương ứng không.
Một yêu cầu xuất hàng chưa chứng minh hàng đã rời kho. Ngược lại, hàng đã bàn giao nhưng phiếu chưa cập nhật có thể làm báo cáo còn cao hơn số thực tế. Cũng cần rà phiếu nhập trùng, phiếu bị hủy nhưng còn tính trong báo cáo hoặc mã hàng bị ghi nhầm.
Nếu tìm được một phiếu sai hoặc thiếu, xử lý theo quy trình cập nhật chứng từ đã thống nhất và lưu dấu vết. Không vừa cập nhật phiếu đó vừa điều chỉnh cùng một lượng chênh lệch thêm lần nữa.
5. Đếm lại phần còn lệch và xác nhận kết quả
Sau khi đã thống nhất đơn vị, phạm vi và thời điểm, hãy đếm lại những mã hoặc vị trí vẫn chưa khớp. Khi phù hợp, có thể để người khác kiểm tra độc lập và ghi kết quả trước khi đối chiếu với lần đếm đầu.
Nếu chênh lệch chưa giải thích được, ghi rõ “chưa xác định nguyên nhân”, đầu mối rà soát và mốc phản hồi tiếp theo. Với mã hàng có số lượng chưa đủ tin cậy, hai bên nên thống nhất cách kiểm soát các yêu cầu xuất liên quan trong thời gian xác minh, thay vì tiếp tục dùng số cũ như đã chính xác.
Ví dụ: báo cáo 120 chiếc nhưng chỉ đếm được 110 chiếc
Giả sử báo cáo được chốt lúc 9 giờ, ghi 120 chiếc mã A. Đến 10 giờ, kiểm kê thực tế còn 110 chiếc. Trong khoảng đó, kho đã bàn giao 10 chiếc cho một lượt xuất có xác nhận.
Nếu không có phát sinh nào khác, số hiện diện tại 10 giờ là 110 chiếc, phù hợp với 120 chiếc ở mốc 9 giờ trừ 10 chiếc đã xuất. Hai số ban đầu khác nhau vì khác thời điểm, chưa phải bằng chứng thiếu hàng.
Đây chỉ là ví dụ giả định. Chỉ đối chiếu như vậy khi đã xác minh lượt xuất, đúng mã, đúng số lượng và thời gian. Không lấy một phiếu xuất bất kỳ để giải thích cho mọi chênh lệch.
Biên bản đối chiếu cần ghi gì?
Một biên bản hoặc bảng theo dõi dùng chung nên lưu được:
- Mã hàng, lô, đơn vị tính và phạm vi kiểm kê.
- Thời điểm chốt báo cáo, thời điểm đếm và các phát sinh giữa hai mốc.
- Số theo báo cáo, số đếm lần đầu và số đếm lại.
- Các phiếu hoặc bằng chứng đã kiểm tra, tránh chỉ ghi “đã đối chiếu”.
- Chênh lệch còn lại và nguyên nhân đã xác minh hoặc nội dung đang chờ làm rõ.
- Phương án xử lý, người kiểm tra, người có thẩm quyền xác nhận và thời gian thực hiện.
Việc có mặt khi kiểm đếm không mặc nhiên đồng nghĩa được quyền sửa dữ liệu. Chủ hàng và đơn vị kho cần thống nhất ai xác nhận kết quả, ai được thực hiện cập nhật và cách lưu lại số trước – sau. Nội dung này là hướng dẫn đối chiếu vận hành, không thay thế quy trình kế toán của doanh nghiệp.
Hạn chế chênh lệch lặp lại cùng Kho Vận Liên Minh
Sau khi xử lý, nên chọn biện pháp đúng với nguyên nhân: thống nhất đơn vị quy đổi nếu nhầm thùng và chiếc; ghi nhận chuyển vị trí nếu bỏ sót khu soạn; hoặc làm rõ thời điểm cập nhật phiếu nếu số liệu thường xuyên chậm hơn thao tác thực tế.
Với sai lệch bắt đầu từ khâu nhận hàng, doanh nghiệp có thể tham khảo checklist kiểm đếm hàng tại kho để thống nhất cách ghi nhận số lượng ban đầu.
Kho Vận Liên Minh cung cấp dịch vụ cho thuê kho, với các hạng mục hỗ trợ như kiểm đếm, quản lý xuất nhập và kiểm kê định kỳ được giới thiệu trên website. Phạm vi công việc, cách báo cáo, lịch kiểm kê và chi phí cần được xác nhận theo nhu cầu thực tế.
Nếu cần trao đổi phương án lưu kho và phối hợp quản lý hàng hóa, hãy liên hệ Kho Vận Liên Minh — 0839 878 686. Bạn có thể chuẩn bị loại hàng, số mã sản phẩm, tần suất nhập – xuất và cách đang theo dõi tồn để buổi trao đổi đi đúng trọng tâm.
