Vận chuyển hàng cồng kềnh từ Trung Quốc thường cần nhiều bước chuẩn bị hơn những kiện hàng có kích thước thông thường. Chỉ biết tên hàng hoặc số lượng kiện chưa đủ để kho đánh giá cách tiếp nhận, bố trí vị trí lưu tạm và chuẩn bị phương tiện bốc xếp.
Trước khi nhà cung cấp giao hàng, chủ hàng nên gửi đầy đủ thông tin về kích thước, trọng lượng, quy cách đóng gói và đặc điểm xử lý của từng kiện. Việc báo trước giúp kho và đơn vị vận chuyển trao đổi phương án dựa trên tình trạng thực tế, đồng thời hạn chế trường hợp hàng đến nhưng chưa có đủ điều kiện tiếp nhận.
Thế nào là hàng cần được báo trước với kho?
Không có một cách phân loại duy nhất áp dụng cho mọi kho và mọi phương tiện. Tuy nhiên, chủ hàng nên báo trước nếu lô hàng có một trong các đặc điểm sau:
- Kiện hàng có chiều dài, chiều rộng hoặc chiều cao lớn.
- Trọng lượng tập trung vào một kiện.
- Hàng không thể nâng hoặc di chuyển thủ công.
- Kiện có hình dạng không đều.
- Hàng không thể xếp chồng.
- Hàng cần pallet, khung, kiện gỗ hoặc giá đỡ.
- Hàng có bộ phận nhô ra hoặc dễ biến dạng.
- Hàng cần xe nâng, cẩu hoặc dụng cụ bốc xếp riêng.
- Hàng được giao rời thành nhiều bộ phận.
- Số lượng kiện lớn và dự kiến giao cùng một thời điểm.
Ngay cả khi tổng khối lượng của lô hàng không lớn, một kiện quá dài, quá cao hoặc khó kê đặt vẫn có thể cần phương án xử lý riêng.
Vì vậy, chủ hàng không nên tự kết luận rằng hàng “không cồng kềnh” chỉ dựa vào tổng trọng lượng.
1. Gửi kích thước của từng loại kiện
Thông tin quan trọng đầu tiên là kích thước sau khi nhà cung cấp hoàn tất đóng gói.
Nên cung cấp:
- Chiều dài.
- Chiều rộng.
- Chiều cao.
- Đơn vị đo.
- Số kiện có cùng kích thước.
- Kích thước của pallet hoặc khung đỡ nếu có.
Nếu lô hàng có nhiều loại kiện, cần lập danh sách riêng cho từng loại. Không nên chỉ gửi kích thước của sản phẩm khi hàng thực tế còn có thùng carton, vật liệu bảo vệ, pallet hoặc kiện gỗ bên ngoài.
Kích thước sau đóng gói mới là cơ sở phù hợp để đánh giá không gian tiếp nhận và bố trí hàng.
2. Xác nhận trọng lượng theo từng kiện
Bên cạnh tổng trọng lượng, kho cần biết trọng lượng của kiện nặng nhất.
Hai lô hàng có cùng tổng trọng lượng nhưng cách xử lý có thể khác nhau. Một lô gồm nhiều kiện nhỏ không giống một lô có toàn bộ trọng lượng tập trung vào một kiện lớn.
Chủ hàng nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp:
- Trọng lượng từng loại kiện.
- Số lượng kiện tương ứng.
- Tổng trọng lượng dự kiến.
- Kiện có trọng lượng lớn nhất.
- Thông tin về trọng tâm nếu hàng dễ mất cân bằng.
Nếu số liệu mới chỉ là ước tính, cần ghi rõ để kho biết đây chưa phải thông tin cân thực tế.
3. Mô tả hình dạng và kết cấu của hàng
Kích thước và trọng lượng vẫn chưa phản ánh đầy đủ khả năng bốc xếp. Kho cần biết hàng được đóng theo hình thức nào và có thể kê đặt ra sao.
Một số thông tin cần làm rõ:
- Hàng đóng trong thùng carton, bao, pallet, kiện gỗ hay khung kim loại.
- Kiện có mặt đáy phẳng hay không.
- Có điểm để xe nâng đưa càng vào hay không.
- Có vị trí móc hoặc nâng được nhà cung cấp chỉ định hay không.
- Hàng có thể đặt đứng hoặc nằm ngang.
- Có được phép xếp chồng hay không.
- Bộ phận nào không được tì đè.
- Bao bì có đủ khả năng chịu quá trình bốc xếp thông thường hay không.
Nếu hình dạng khó mô tả bằng văn bản, nên yêu cầu nhà cung cấp gửi ảnh hoặc video sau khi đóng gói.
Ảnh cần thể hiện toàn bộ kiện hàng và các mặt liên quan, không chỉ chụp cận cảnh sản phẩm bên trong.
4. Cho biết hàng có cần thiết bị bốc xếp hay không
Chủ hàng cần hỏi trước nhà cung cấp về phương thức đưa hàng lên và xuống xe.
Các câu hỏi nên được xác nhận gồm:
- Khi xuất xưởng, nhà cung cấp dùng người, xe nâng hay cẩu?
- Kiện hàng có pallet hoặc chân kê không?
- Loại xe nâng thông thường có thể tiếp cận được không?
- Có cần dây nâng, đai giữ hoặc dụng cụ chuyên dụng không?
- Có cần nhiều người phối hợp khi di chuyển không?
- Có yêu cầu giữ hàng theo một chiều cố định không?
Thông tin này giúp kho đánh giá điều kiện tiếp nhận. Việc một nhà cung cấp có thể đưa hàng lên xe không đồng nghĩa điểm nhận chắc chắn có thể hạ hàng bằng cùng một phương thức.
Khả năng bốc xếp cần được đầu mối phụ trách xác nhận dựa trên thiết bị và mặt bằng thực tế tại thời điểm dự kiến giao hàng.
5. Báo rõ yêu cầu không xếp chồng hoặc chống va đập
Một số mặt hàng có bao bì lớn nhưng khả năng chịu lực thấp. Nếu không được báo trước, kiện hàng có thể bị bố trí như những kiện thông thường.
Chủ hàng nên cung cấp rõ:
- Có được phép xếp chồng không.
- Số lớp tối đa nếu nhà cung cấp có hướng dẫn.
- Mặt nào phải hướng lên trên.
- Vị trí không được chịu lực.
- Hàng có dễ cong, móp hoặc biến dạng không.
- Có cần tránh nước hoặc môi trường ẩm không.
- Có cần cố định để hạn chế dịch chuyển không.
Các yêu cầu đặc biệt nên được thể hiện trên bao bì bằng ký hiệu dễ nhận biết và đồng thời gửi cho đầu mối kho trước khi hàng đến.
Không nên chỉ nhắn yêu cầu sau khi kiện hàng đã được bàn giao cho đơn vị vận chuyển nội địa.
6. Cung cấp ảnh thực tế sau khi đóng gói
Ảnh sản phẩm trong báo giá không thay thế được ảnh kiện hàng thực tế.
Trước khi giao hàng, nên yêu cầu nhà cung cấp chụp:
- Toàn cảnh từng loại kiện.
- Mặt có nhãn nhận diện.
- Phần đáy hoặc chân kê.
- Vị trí có thể nâng hoặc di chuyển.
- Bao bì bảo vệ bên ngoài.
- Các bộ phận nhô ra.
- Nhiều kiện đặt cạnh nhau để thể hiện quy mô lô hàng.
Nếu hàng được đặt trên pallet hoặc đóng trong kiện gỗ, ảnh nên được chụp sau khi hoàn tất công đoạn này.
Hình ảnh giúp các bên trao đổi thuận lợi hơn nhưng không thay thế việc xác nhận số liệu kích thước, trọng lượng và số kiện.
7. Xác nhận loại xe và thời gian dự kiến giao hàng
Kho cần biết hàng sẽ được đưa đến bằng phương tiện nào.
Thông tin nên có:
- Loại xe dự kiến.
- Biển số xe khi đã có.
- Số điện thoại tài xế.
- Ngày và khung giờ dự kiến.
- Số chuyến giao.
- Hàng nằm chung với lô khác hay đi riêng.
- Cách hàng được sắp xếp trên xe.
- Phương thức dự kiến để hạ hàng.
Nếu có nhiều xe hoặc nhiều chuyến, cần lập danh sách riêng. Không nên để các xe đồng thời đến kho mà chưa xác nhận khả năng tiếp nhận.
Thời gian dự kiến chỉ được xem là kế hoạch ban đầu cho đến khi đầu mối kho xác nhận.
8. Gắn mã nhận diện cho từng kiện hoặc từng bộ phận
Hàng cồng kềnh có thể được tháo thành nhiều phần để đóng gói và vận chuyển. Khi đó, chỉ ghi tên chủ hàng trên một kiện là chưa đủ.
Mỗi kiện nên có:
- Mã chủ hàng.
- Mã lô.
- Số thứ tự kiện.
- Tổng số kiện thuộc cùng một bộ.
- Ký hiệu thể hiện các kiện có liên quan.
- Thông tin xử lý đặc biệt nếu có.
Ví dụ, một bộ hàng gồm năm kiện có thể được đánh số theo cấu trúc 1/5, 2/5 đến 5/5. Cách đánh dấu cụ thể cần được các bên thống nhất trước khi nhà cung cấp giao hàng.
Bạn có thể tham khảo thêm bài cách dán nhãn và mã nhận diện kiện hàng để chuẩn bị thông tin rõ ràng hơn.
9. Tách riêng thông tin nếu hàng đến từ nhiều nhà cung cấp
Nếu nhiều nhà cung cấp cùng gửi hàng về một kho, không nên gộp tất cả thành một yêu cầu chung.
Mỗi nhà cung cấp cần có một danh sách gồm:
- Tên nhà cung cấp.
- Mã lô.
- Số kiện.
- Kích thước và trọng lượng.
- Quy cách đóng gói.
- Mã vận đơn nội địa.
- Thời gian dự kiến giao.
- Yêu cầu bốc xếp riêng.
Cách tổ chức này giúp kho biết lô nào đã đến, lô nào còn thiếu và kiện nào cần được xử lý theo điều kiện đặc biệt.
Nếu đang tập kết hàng từ nhiều nguồn, chủ hàng có thể tham khảo bài gom hàng từ nhiều nhà cung cấp Trung Quốc để xây dựng danh sách theo dõi phù hợp.
Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hàng cồng kềnh
- Chỉ cung cấp tên hàng mà không có kích thước sau đóng gói.
- Chỉ báo tổng trọng lượng, không báo kiện nặng nhất.
- Dùng ảnh sản phẩm thay cho ảnh kiện thực tế.
- Không thông báo hàng không được xếp chồng.
- Không hỏi nhà cung cấp cách đưa hàng lên xe.
- Hàng cần xe nâng nhưng không có vị trí đưa càng.
- Nhiều bộ phận không được đánh số.
- Xe giao hàng đến trước khi kho xác nhận lịch.
- Thay đổi quy cách đóng gói nhưng không cập nhật lại.
- Gửi số liệu của sản phẩm thay vì số liệu của kiện hàng hoàn chỉnh.
Khi phát hiện thông tin chưa đầy đủ, nên bổ sung trước khi nhà cung cấp bàn giao hàng.
Checklist gửi cho kho trước khi hàng được giao
- Tên hàng và số lượng.
- Số kiện thực tế.
- Kích thước từng loại kiện.
- Trọng lượng từng kiện và tổng trọng lượng.
- Ảnh sau khi đóng gói.
- Quy cách bao bì, pallet hoặc kiện gỗ.
- Khả năng xếp chồng.
- Hướng đặt hàng.
- Yêu cầu chống va đập hoặc chống ẩm.
- Thiết bị cần dùng để bốc xếp.
- Loại xe và số chuyến giao.
- Thời gian dự kiến.
- Mã chủ hàng và mã lô.
- Số điện thoại nhà cung cấp hoặc tài xế.
- Đầu mối có quyền xác nhận khi phát sinh.
Báo trước đầy đủ giúp các bên lựa chọn phương án phù hợp
Với hàng cồng kềnh, thông tin rõ ràng quan trọng không kém việc đóng gói. Kích thước, trọng lượng, hình dạng, cách nâng và thời gian giao là những dữ liệu cần thiết để kho và đơn vị vận chuyển đánh giá khả năng tiếp nhận.
Kho Vận Liên Minh hỗ trợ tiếp nhận, tập kết và vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam theo đặc điểm thực tế của từng lô hàng. Phương án bốc xếp, phương tiện và phạm vi xử lý cần được trao đổi sau khi có đủ thông tin về hàng hóa.
Nếu bạn đang chuẩn bị một lô hàng có kích thước lớn hoặc yêu cầu xử lý riêng, có thể tham khảo dịch vụ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam và gửi trước thông tin lô hàng để được trao đổi phương án phù hợp.
Hotline/Zalo: 0839 878 686
Website: khovanlienminh.com
