Phân loại hàng có nhiều mã sản phẩm thường khó kiểm soát hơn lô chỉ gồm một loại hàng, đặc biệt khi các kiện có hình dáng giống nhau hoặc được gửi từ nhiều nhà cung cấp. Nếu bảng kê thiếu mã nhận diện, số lượng hoặc quy cách đóng gói, kho sẽ khó đối chiếu hàng thực nhận với thông tin chủ hàng cung cấp.
Bài viết dưới đây gợi ý cách xây dựng bảng kê cho lô hàng nhiều mã sản phẩm, giúp việc phân loại tại kho diễn ra thống nhất và dễ đối chiếu hơn. Chuẩn bị thông tin rõ ràng trước khi hàng được giao cũng tạo cơ sở để ghi nhận kiện thiếu, kiện thừa hoặc dữ liệu chưa khớp trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Vì sao lô hàng nhiều mã sản phẩm dễ phát sinh nhầm lẫn?
Cùng một lô hàng có thể gồm nhiều màu sắc, kích thước, phiên bản hoặc quy cách đóng gói. Trong khi đó, tên sản phẩm do nhà cung cấp sử dụng có thể khác với tên mà chủ hàng đang quản lý.
Một số tình huống thường gặp gồm:
- Nhiều mã sản phẩm được đóng chung trong một kiện.
- Một mã sản phẩm được chia ra nhiều kiện khác nhau.
- Bao bì bên ngoài giống nhau nhưng hàng bên trong khác phiên bản.
- Nhà cung cấp chỉ ghi tên hàng bằng tiếng Trung, không ghi mã chủ hàng.
- Mã trên kiện không trùng với mã trong bảng theo dõi.
- Số lượng nhà cung cấp báo gửi khác với số lượng thực nhận.
- Hàng bổ sung được gửi sau nhưng không tách thành một đợt riêng.
Vì vậy, bảng kê không nên chỉ có tên sản phẩm và tổng số lượng. Thông tin cần đủ chi tiết để một người không trực tiếp đặt hàng vẫn có thể nhận biết từng nhóm hàng.
1. Tạo một mã quản lý thống nhất cho từng sản phẩm
Mỗi loại hàng nên có một mã quản lý riêng. Mã này có thể dựa trên hệ thống hiện có của doanh nghiệp, nhưng cần ngắn gọn, dễ đọc và không trùng lặp.
Nếu sản phẩm có nhiều biến thể, nên thể hiện rõ từng thuộc tính trong bảng kê, chẳng hạn:
- Mã sản phẩm.
- Tên sản phẩm.
- Màu sắc.
- Kích thước.
- Phiên bản hoặc mẫu.
- Đơn vị tính.
Không nên dùng các mô tả chung như “mẫu mới”, “loại lớn” hoặc “màu đẹp” vì những cách gọi này khó đối chiếu và có thể thay đổi theo từng người.
2. Tách số lượng sản phẩm và số lượng kiện
Số lượng sản phẩm và số lượng kiện là hai dữ liệu khác nhau. Một kiện có thể chứa nhiều sản phẩm, trong khi một mã hàng có thể nằm trong nhiều kiện.
Bảng kê nên thể hiện tối thiểu:
- Số lượng sản phẩm theo từng mã.
- Số kiện dự kiến chứa mã đó.
- Số lượng trong mỗi kiện nếu nhà cung cấp xác nhận được.
- Tổng số kiện của toàn lô.
- Đơn vị tính tương ứng như chiếc, bộ, hộp hoặc cuộn.
Nếu một kiện chứa nhiều mã sản phẩm, cần ghi rõ đây là kiện hỗn hợp và liệt kê thành phần bên trong. Không nên gộp tất cả vào một dòng tổng.
3. Gắn mã kiện liên kết với bảng kê
Mỗi kiện nên có mã nhận diện bên ngoài và mã đó phải xuất hiện trong bảng kê. Cấu trúc có thể gồm mã chủ hàng, mã lô và số thứ tự kiện.
Ví dụ, một lô gồm 12 kiện có thể được đánh số từ 01/12 đến 12/12. Nếu kiện số 05 chứa ba mã sản phẩm, bảng kê cần thể hiện rõ từng mã và số lượng dự kiến trong kiện này.
Chủ hàng có thể tham khảo thêm hướng dẫn về cách dán nhãn và mã nhận diện kiện hàng để thống nhất thông tin với nhà cung cấp trước khi giao hàng.
4. Ghi rõ nhà cung cấp và đợt giao hàng
Khi lô hàng đến từ nhiều nhà cung cấp, mỗi nguồn hàng nên có phần theo dõi riêng. Điều này giúp kho xác định kiện nào đã đến và kiện nào còn thiếu.
Các trường thông tin nên có gồm:
- Tên hoặc mã nhà cung cấp.
- Mã vận đơn nội địa.
- Ngày dự kiến giao.
- Mã lô hoặc đợt giao.
- Số kiện nhà cung cấp thông báo.
- Danh sách mã sản phẩm thuộc đợt giao đó.
Nếu nhà cung cấp giao bổ sung, nên tạo một đợt mới thay vì sửa số liệu cũ mà không lưu dấu vết. Cách này giúp quá trình đối chiếu rõ ràng hơn.
5. Bổ sung ảnh nhận diện khi sản phẩm khó phân biệt
Ảnh là thông tin hỗ trợ hữu ích khi nhiều sản phẩm có tên gần giống nhau. Ảnh nên thể hiện đúng phiên bản thực tế, màu sắc và đặc điểm dễ nhận biết.
Tuy nhiên, ảnh không thay thế mã sản phẩm và số lượng. Bảng kê vẫn cần dữ liệu bằng văn bản để các bên có thể tìm kiếm, lọc và đối chiếu.
Với sản phẩm chỉ khác nhau ở chi tiết nhỏ, nên thêm ghi chú ngắn như vị trí tem, màu viền, đầu nối hoặc quy cách bộ phụ kiện. Khi hàng được chuyển sang công đoạn xử lý tiếp theo, cách nhận diện rõ ràng cũng hỗ trợ việc tổ chức khu đóng gói nhất quán hơn.
6. Thống nhất phạm vi kiểm tra trước khi hàng đến
“Kiểm hàng” có thể được hiểu theo nhiều mức độ khác nhau. Chủ hàng cần trao đổi trước về phạm vi mong muốn và khả năng thực hiện tại kho.
Một số mức đối chiếu thường được phân biệt gồm:
- Đối chiếu số kiện bên ngoài.
- Đối chiếu mã kiện và tình trạng bao bì.
- Mở kiện để phân loại theo mã sản phẩm.
- Đếm số lượng từng mã.
- Kiểm tra ngoại quan theo tiêu chí đã thống nhất.
Không nên mặc định rằng việc nhận một kiện đồng nghĩa toàn bộ sản phẩm bên trong đã được đếm hoặc kiểm tra chất lượng. Phạm vi xử lý cần được xác nhận dựa trên yêu cầu, điều kiện đóng gói và tình trạng thực tế của lô hàng.
7. Quy định cách ghi nhận chênh lệch
Bảng kê nên có cột dành cho số lượng thực nhận và ghi chú chênh lệch. Khi thông tin không khớp, cần ghi nhận theo mã sản phẩm hoặc mã kiện cụ thể.
Nội dung ghi nhận có thể gồm:
- Số lượng theo bảng kê.
- Số lượng thực nhận.
- Số chênh lệch.
- Mã kiện liên quan.
- Tình trạng bao bì.
- Ảnh hoặc ghi chú bổ sung nếu cần.
- Đầu mối được liên hệ để xác nhận.
Không nên chỉ ghi “thiếu hàng” hoặc “sai hàng” mà không chỉ rõ dòng dữ liệu liên quan. Thông tin càng cụ thể, việc trao đổi lại với nhà cung cấp càng thuận lợi.
Mẫu cấu trúc bảng kê dễ sử dụng
Một bảng kê cơ bản có thể gồm các cột sau:
- Mã lô hàng.
- Nhà cung cấp.
- Mã vận đơn nội địa.
- Mã kiện.
- Mã sản phẩm.
- Tên và thuộc tính sản phẩm.
- Số lượng dự kiến.
- Số lượng thực nhận.
- Đơn vị tính.
- Quy cách đóng gói.
- Yêu cầu xử lý.
- Ghi chú chênh lệch.
Nếu bảng có nhiều dòng, nên giữ một cách viết thống nhất và tránh gộp ô tùy tiện. Tên tệp cũng nên thể hiện mã lô và ngày cập nhật để hạn chế sử dụng nhầm phiên bản.
Checklist trước khi gửi bảng kê cho kho
- Mỗi mã sản phẩm đã đại diện cho đúng một loại hoặc một biến thể cụ thể chưa?
- Số lượng sản phẩm và số lượng kiện đã được ghi thành hai dữ liệu riêng chưa?
- Mã bên ngoài từng kiện có trùng với mã trong bảng kê không?
- Thông tin của từng nhà cung cấp đã được tách riêng chưa?
- Mã vận đơn nội địa đã được cập nhật đầy đủ chưa?
- Thành phần trong các kiện hỗn hợp đã được liệt kê chưa?
- Sản phẩm khó phân biệt đã có ảnh hoặc ghi chú nhận diện chưa?
- Mỗi dòng đã ghi rõ đơn vị tính chưa?
- Phạm vi kiểm đếm hoặc phân loại đã được các bên thống nhất chưa?
- Đã có đầu mối xác nhận khi phát sinh chênh lệch chưa?
Bảng kê rõ ràng giúp quá trình nhập kho minh bạch hơn
Với lô hàng có nhiều mã sản phẩm, bảng kê là cầu nối giữa chủ hàng, nhà cung cấp và kho tiếp nhận. Một cấu trúc rõ ràng giúp nhận diện từng kiện, theo dõi từng mã và ghi nhận chênh lệch theo cùng một cách.
Kho Vận Liên Minh hỗ trợ tiếp nhận, lưu kho và xử lý hàng hóa theo thông tin và phạm vi được các bên thống nhất. Chủ hàng có thể tham khảo dịch vụ cho thuê kho để trao đổi phương án phù hợp với đặc điểm lô hàng của mình.
Hotline/Zalo: 0839 878 686
Website: khovanlienminh.com
