Quốc khánh 2/9 là dịp để mỗi người Việt Nam cùng nhìn lại những dấu mốc quan trọng của đất nước. Với doanh nghiệp, đây cũng là thời điểm phù hợp để chuẩn bị kế hoạch trước khi hoạt động trở lại sau kỳ nghỉ, đặc biệt đối với các công việc liên quan đến kho bãi, vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
Theo thông báo được đăng trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, công chức và viên chức nghỉ dịp Quốc khánh năm 2026 từ ngày 29/08 đến hết ngày 02/09. Tuy nhiên, lịch làm việc của doanh nghiệp, nhà cung cấp, kho và đơn vị vận chuyển có thể được bố trí khác nhau.
Vì vậy, trước khi đưa hàng đến kho hoặc yêu cầu xuất hàng, chủ hàng nên xác nhận tình trạng thực tế với từng đầu mối. Việc chuẩn bị sớm giúp hạn chế tình trạng xe đến nhưng chưa có người tiếp nhận, yêu cầu xuất kho chưa đủ thông tin hoặc nhiều lô hàng cùng được xử lý trong một thời điểm.
1. Xác nhận lịch làm việc của từng bên
Không nên mặc định tất cả các đơn vị cùng nghỉ hoặc cùng hoạt động trở lại vào một thời điểm.
Chủ hàng cần xác nhận với:
- Nhà cung cấp.
- Kho gửi hàng.
- Kho nhận hàng.
- Đơn vị vận chuyển.
- Đầu mối bốc xếp hoặc giao nhận.
- Người nhận hàng cuối cùng.
Thông tin cần làm rõ gồm ngày bắt đầu làm việc trở lại, khung giờ tiếp nhận hàng và đầu mối phụ trách trong ngày dự kiến giao hoặc nhận.
Nếu một lô hàng phải đi qua nhiều bên, chỉ cần một mắt xích chưa hoạt động cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch chung. Vì vậy, lịch trình nên được xác nhận theo toàn bộ hành trình thay vì chỉ hỏi một đơn vị.
2. Lập danh sách các lô hàng còn chờ xử lý
Sau kỳ nghỉ, doanh nghiệp có thể đồng thời có hàng đang vận chuyển, hàng đã đến kho, hàng chờ kiểm đếm và hàng đang chờ xuất.
Nên chia danh sách thành các trạng thái rõ ràng:
- Nhà cung cấp chưa bàn giao.
- Đã có mã vận đơn nhưng chưa xác nhận giao.
- Đơn vị vận chuyển báo đã giao nhưng kho chưa xác nhận.
- Kho đã nhận nhưng chưa hoàn tất đối chiếu.
- Đã đủ hàng và đang chờ yêu cầu xuất.
- Đã xuất kho nhưng chưa hoàn tất giao nhận.
Mỗi lô nên có mã nhận diện, mã vận đơn, số kiện dự kiến, số kiện đã được xác nhận và đầu mối đang phụ trách.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp biết lô nào cần hỏi nhà cung cấp, lô nào cần đối chiếu với kho và lô nào đã sẵn sàng cho bước tiếp theo.
Nếu gặp trường hợp trạng thái vận đơn và xác nhận của kho chưa khớp, có thể tham khảo bài vận đơn báo đã giao nhưng kho Trung Quốc chưa xác nhận.
3. Đối chiếu tồn kho trước khi chốt kế hoạch xuất hàng
Không nên lập kế hoạch giao hàng chỉ dựa trên số lượng tồn trong bảng theo dõi nếu dữ liệu chưa được cập nhật sau kỳ nghỉ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Số lượng tồn được ghi nhận trước kỳ nghỉ.
- Các lô đã nhập nhưng chưa hoàn tất đối chiếu.
- Các yêu cầu xuất đã được tạo nhưng chưa thực hiện.
- Hàng đang được giữ để xử lý riêng.
- Chênh lệch cần kiểm tra lại.
- Đơn hàng hoặc lô hàng cần ưu tiên.
Nếu có nhiều mã hàng, nên đối chiếu theo từng mã SKU hoặc mã lô thay vì chỉ kiểm tra tổng số kiện. Điều này đặc biệt quan trọng khi một kiện chứa nhiều loại sản phẩm hoặc khi nhiều đơn hàng cùng sử dụng một nhóm hàng.
Chỉ nên chốt số lượng có thể xuất sau khi phân biệt rõ tồn thực tế, tồn đang chờ xác nhận và số lượng đã được dành cho yêu cầu khác.
4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên nhập và xuất
Sau kỳ nghỉ, nhiều yêu cầu có thể được gửi đến kho cùng lúc. Nếu tất cả đều được đánh dấu là khẩn cấp, người xử lý sẽ khó xác định thứ tự phù hợp.
Doanh nghiệp có thể chia thành các nhóm:
Ưu tiên đối chiếu
Gồm những lô đã đến nhưng chưa xác định đủ số kiện, chưa rõ mã chủ hàng hoặc đang có chênh lệch thông tin.
Ưu tiên xuất hàng
Gồm những lô đã được xác nhận đủ hàng, có thông tin người nhận và yêu cầu xuất rõ ràng.
Chờ bổ sung thông tin
Gồm những trường hợp thiếu mã hàng, địa chỉ, số điện thoại, số lượng hoặc người có quyền xác nhận.
Có thể xử lý sau
Gồm hàng chưa đến hạn giao hoặc chưa cần đưa vào kế hoạch nhập – xuất ngay.
Thứ tự ưu tiên nên dựa trên tình trạng thông tin và nhu cầu thực tế, không chỉ dựa vào thời điểm gửi tin nhắn cho kho.
5. Kiểm tra lại thông tin của yêu cầu xuất hàng
Trước khi gửi yêu cầu xuất, cần bảo đảm thông tin đủ rõ để tránh phải hỏi lại nhiều lần.
Một yêu cầu nên có:
- Mã chủ hàng hoặc mã doanh nghiệp.
- Mã lô, mã sản phẩm hoặc mã SKU.
- Tên hàng.
- Số lượng cần xuất.
- Thông tin người nhận.
- Địa chỉ và số điện thoại nhận hàng.
- Hình thức bàn giao hoặc giao nhận đã thống nhất.
- Thời điểm mong muốn.
- Người có quyền xác nhận yêu cầu.
Nếu thay đổi địa chỉ, số lượng hoặc người nhận so với kế hoạch trước kỳ nghỉ, cần ghi rõ nội dung mới thay vì chỉ gửi một phần thông tin bổ sung.
Thời điểm mong muốn là dữ liệu để các bên trao đổi và sắp xếp, không phải cam kết rằng yêu cầu chắc chắn sẽ hoàn thành đúng thời điểm đó. Khả năng xử lý cần được đầu mối phụ trách xác nhận dựa trên tình trạng thực tế.
6. Chuẩn bị phương án khi hàng về tập trung
Một số lô hàng có thể đến gần nhau sau kỳ nghỉ, khiến nhu cầu tiếp nhận, bốc xếp và kiểm đếm tăng trong cùng một khoảng thời gian.
Chủ hàng nên báo trước:
- Số xe hoặc số chuyến dự kiến.
- Loại hàng và quy cách đóng gói.
- Số kiện hoặc số pallet.
- Hàng cồng kềnh hoặc không thể xếp chồng.
- Nhu cầu sử dụng xe nâng.
- Yêu cầu kiểm đếm hoặc phân loại.
- Dự kiến lô hàng tiếp theo.
Các thông tin này giúp kho đánh giá khả năng tiếp nhận và trao đổi lại phương án phù hợp. Không nên đưa nhiều xe hoặc lô hàng đến cùng lúc khi chưa xác nhận thời gian và điều kiện tiếp nhận.
Nếu hàng được tập kết từ nhiều nguồn, bạn có thể tham khảo cách tổ chức danh sách trong bài gom hàng từ nhiều nhà cung cấp Trung Quốc.
7. Thống nhất đầu mối và mốc cập nhật
Mỗi lô hàng nên có một đầu mối chính từ phía chủ hàng và một đầu mối phụ trách trao đổi với kho hoặc đơn vị vận chuyển.
Khi gửi yêu cầu kiểm tra, cần thống nhất:
- Ai đang xác minh thông tin nào?
- Dữ liệu nào đã được xác nhận?
- Dữ liệu nào còn chờ bổ sung?
- Khi nào có lần cập nhật tiếp theo?
- Ai có quyền quyết định xuất hoặc tiếp tục chờ hàng?
Mốc cập nhật không nên được hiểu là thời hạn chắc chắn hoàn tất. Đây là thời điểm các bên trao đổi lại kết quả kiểm tra và quyết định bước tiếp theo dựa trên dữ liệu đang có.
Checklist trước khi hoạt động nhập – xuất trở lại
- Đã xác nhận lịch làm việc của các bên liên quan.
- Đã lập danh sách lô hàng theo từng trạng thái.
- Đã đối chiếu số lượng tồn và hàng đang chờ xác nhận.
- Đã xác định các lô cần ưu tiên.
- Đã bổ sung đủ thông tin cho yêu cầu xuất hàng.
- Đã báo trước các lô hàng hoặc xe dự kiến đến kho.
- Đã thông báo đặc điểm hàng cần phương tiện hỗ trợ.
- Đã chỉ định đầu mối phụ trách từng lô.
- Đã thống nhất mốc cập nhật tiếp theo.
- Chưa cam kết thời gian với người nhận khi chưa có xác nhận từ bên xử lý.
Khôi phục hoạt động theo dữ liệu đã được xác nhận
Sau kỳ nghỉ, điều quan trọng không phải là xử lý mọi yêu cầu cùng lúc mà là xác định đúng tình trạng của từng lô hàng. Khi lịch làm việc, tồn kho, thông tin xuất hàng và đầu mối phụ trách được xác nhận rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ xây dựng thứ tự xử lý phù hợp hơn.
Kho Vận Liên Minh hỗ trợ các hoạt động liên quan đến lưu kho, quản lý xuất nhập, kiểm đếm, phân loại, đóng gói, bốc xếp và giao nhận hàng hóa. Phạm vi cùng thời gian thực hiện của từng yêu cầu cần được trao đổi dựa trên loại hàng và tình trạng vận hành thực tế.
Doanh nghiệp có nhu cầu chuẩn bị lô hàng có thể tham khảo dịch vụ cho thuê kho chuyên nghiệp hoặc dịch vụ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam trước khi trao đổi với đầu mối phụ trách.
Hotline/Zalo: 0839 878 686
Website: khovanlienminh.com
